Gli Executive Assistant (assistenti di direzione) supportano i dirigenti aziendali, assumono responsabilità e gestiscono progetti e team. Contribuiscono attivamente al buon funzionamento dei processi operativi e danno un contributo significativo al successo sostenibile delle aziende. Sono un importante punto di contatto tra dirigenti, dipendenti, fornitori di servizi esterni e clienti. Il campo di lavoro degli Executive Assistant è molto diversificato e varia a seconda delle dimensioni e del tipo di azienda. A seconda della struttura organizzativa, l’area di responsabilità può avere punti focali diversi. Indipendentemente dallo specifico contesto organizzativo, gli Executive Assistant svolgono un ruolo centrale nell'azienda. Il profilo delle competenze parte da quello degli impiegati di commercio AFC. 

Una persona è competente se svolge compiti e attività professionali in modo autonomo, orientato agli obiettivi, professionale e flessibile. Bisogna avere una visione d’insieme e saper anche applicare conoscenze specialistiche, oltre a quelle generali. L'esame professionale non verifica le conoscenze dei candidati, ma piuttosto la loro capacità di affrontare con successo le situazioni della vita lavorativa quotidiana. Oltre alle competenze tecniche, sono importanti anche le competenze sociali, metodologiche e personali. Durante gli esami, le competenze professionali sono valutate, ad esempio, con il metodo del Critical Incident Technique (CIT). 

Gli Executive Assistant sono generalisti e operano in un campo di attività diversificato. Grazie alla loro solida conoscenza del settore imprenditoriale, sostengono le decisioni dei loro superiori e contribuiscono alla loro attuazione. Sono in grado di gestire l'amministrazione in modo efficiente ed efficace grazie alla gestione dei processi operativi e allo sviluppo di capacità organizzative e tecnologiche dell'informazione e della comunicazione. Utilizzano quotidianamente le loro approfondite capacità di comunicazione nella lingua ufficiale e in almeno una seconda lingua come l’inglese. Gestiscono autonomamente il proprio ambito. Sono inoltre in grado di guidare i membri di un team e di gestire progetti. 

A seconda dell'organizzazione aziendale, gli Executive Assistant lavorano in stretta collaborazione con vari reparti specializzati, o assumono essi stessi compiti nell'ambito dell'amministrazione aziendale (finanze, risorse umane, marketing e comunicazione, ICT e affari legali). Grazie all’ atteggiamento orientato al servizio e all'elevato livello di competenza sociale, contribuiscono in modo significativo a creare un buon clima di lavoro in azienda e assumono un ruolo importante nel rappresentare l'azienda verso l'esterno. Gli assistenti di direzione hanno un alto grado di responsabilità e non solo alleggeriscono il carico dei dirigenti, ma si occupano anche dei processi di cambiamento dell'azienda o del settore. 

L'esame professionale si svolge su tre giorni nel mese di ottobre: 

• esame orale (1.25h)   
• esame scritto (7.5h)  

La base per l'esame orale è un portfolio personale, preparato e presentato precedentemente. Il portfolio personale è un lavoro scritto individuale preparato autonomamente prima dell’iscrizione all'esame. Viene valutato secondo criteri formali e rappresenta una parte dell'esame. Il portfolio è incentrato sulla riflessione, sull'autogestione personale e sul riconoscimento di eventuali necessità di intervento nell’ambito professionale. La presentazione puntuale di un portfolio personale completo è una condizione per l'ammissione all'esame. Esso consiste in tre esposizioni di lavoro e nella compilazione della griglia delle competenze e porta alla stesura di una relazione riassuntiva (stato di competenza). Ad esempio, un argomento potrebbe essere: «Come gestisco le situazioni di stress nella vita lavorativa quotidiana». Ulteriori informazioni e ausili per la creazione del portfolio personale sono pubblicati sul sito web della segreteria d'esame prima dell'iscrizione all'esame. Informazioni dettagliate si trovano anche nelle linee guida. 

Per essere ammessi all'esame, il portfolio personale deve essere presentato in tempo e in modo completo.  

Inoltre, è necessario soddisfare uno dei seguenti requisiti: 

Requisito A) 
Attestato federale di capacità (AFC) di impiegato/a di commercio, o maturità liceale, specializzata, professionale o qualifica equivalente e 3 anni di esperienza professionale nel ramo. 

Requisito B) 
Attestato federale di capacità (AFC) in un'altra professione con apprendistato di almeno 3 anni, o un certificato federale di formazione pratica (CFP) come impiegato di commercio o qualifica equivalente e 4 anni di esperienza professionale nel ramo.  

Per colore che hanno conseguito un titolo di studio all’estero è possibile l’ammissione «su dossier». 

Per una consulenza individuale in merito l'ammissione (CHF 50.-) e  per il regolamento dettagliato, visitare il sito web dell'ufficio d'esame examen.ch. 

Una volta conseguito l’attestato è possibile intraprendere molti altri percorsi formativi. I corsi di perfezionamento più noti sono:  

• Project Manager 
• Specialista in organizzazione d’impresa 
• Event Manager 
• HR 
• Marketing 
• Office Manager 
• Leadership 
• Informatica 

È possibile organizzare il proprio percorso professionale individuale in base alle esigenze e sfruttare le varie opportunità di formazione continua per ampliare o approfondire le conoscenze: 

• implementare con ulteriori corsi di formazione della durata di più giorni o CAS 
• approfondire le proprie conoscenze con un esame federale, ad esempio nel campo delle ICT, un corso di laurea presso una scuola universitaria professionale o una scuola universitaria professionale (DAS, MAS o Bachelor) 

Le persone che frequentano il corso di preparazione beneficiano di un sostegno diretto della Confederazione. Se si presentano all’esame i loro corsi di preparazione vengono rimborsati fino al 50%.

La Confederazione Svizzera ha pubblicato una lista dei corsi di preparazione agli esami di professione o a esami professionali superiori che danno diritto ai contributi. Potete sempre informarvi anche presso l’operatore del corso scelto.

Ulteriori informazioni in merito alle possibilità di finanziamento sono disponibili sul sito: sbfi.admin.ch/contributi

La Società degli impiegati di commercio Svizzera sarà lieta di illustrarvi altre possibilità di finanziamento e di supportarvi nella procedura di richiesta. Maggiori informazioni

L'elenco di tutti gli istituti di formazione che offrono i corsi di preparazione per l'ottenimento dell'attestato federale di Executive Assistant è disponibile sul sito web dell’ufficio d’esame examen.ch.